在遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，結(jié)合2013年完成國家電子文件試點工程的基礎(chǔ)上，紫光電子文件管理解決方案深入貫徹前端控制原則、文檔一體化及全程管理原則，從電子文件的形成、管理到長期保存，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字檔案系統(tǒng)進行貫通，實現(xiàn)了文件全生命周期管理。
紫光電子文件管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，實現(xiàn)了自動捕獲登記、自動分類整理、自動鑒定處置、自動歸檔移交等功能，并將電子文件自動批量轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的長期保存格式，從而為企事業(yè)單位集中統(tǒng)一管理單位機構(gòu)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件以及電子文件歸檔提供了技術(shù)平臺。
透過平臺、體系、融合三個不同的視角，解決方案給客戶帶來了更多的價值體現(xiàn)。從資源管理平臺視角，覆蓋單位業(yè)務(wù)管理的全范圍、全領(lǐng)域、全過程，實現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一規(guī)范管理，重要的數(shù)據(jù)資源管控平臺。從管理體系視角，以電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，在橫向方面支持多業(yè)務(wù)系統(tǒng)接入，縱向方面可構(gòu)建各專業(yè)檔案的應(yīng)用，從而逐步形成以標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范，以系統(tǒng)為支撐，以應(yīng)用為根本的管理體系。從業(yè)務(wù)融合的視角，可實現(xiàn)單位專業(yè)電子文件的數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)融合，打破信息壁壘，消除信息孤島，提升企業(yè)事業(yè)單位電子文件的價值，提高單位管理水平和社會服務(wù)能力。